どうも、とんマヨです。関西で民泊を運営しながら、このブログを書いています。
うちの宿では、泊まる人全員に、チェックインの前に名簿を出してもらっています。日本の法律で、宿泊者全員の記録を残すことになっているからです。代表者1人ではなく、5人組なら5人分。
名簿を出してもらう入口は、いま2つあります。
- 自作のフォーム：ゲストが自分の予約を一覧から選んで出す。日付は打たない
- 古い入口のGoogleフォーム：自作フォームを作る前から使っていたもの。到着日と出発日を、ゲストが手で打つ
どちらから出ても、誰かが出すたびに、わたしのLINEに「名簿 3/5名」のような通知が届きます。
先日の土曜の早朝、5人組の予約について、その通知が「全員そろった」と読める形で届きました。数か月先の予約です。ずいぶん準備のいいグループだな、と思いました。
全員そろったで！ほな、お礼とチェックインガイドを送るのも自動にしよ。
いいですね。その前に、誰が出したかは見ました？
見てへん。数字が「全員」って言うとるやん。
5人組の予約ですよね。届いている名簿は3人分です。
……ほな「全員」って誰のことやねん。
今回は、名簿の打ち間違いから起きた誤通知を直したうえで、名簿が全員そろった瞬間に、お礼とガイドの下書きが1通だけでき、LINEのボタンで送れる仕組みを足した話です。
📋 名簿が届くと、LINEに人数が届く仕組み
先に、もとの仕組みを書いておきます。
ゲストが名簿フォームを送ると、その中身がわたしの自作ダッシュボードに届きます。ダッシュボードは、予約の一覧や名簿をまとめて見るための自分用の画面で、Cloudflareというサービスの上に、データベースと一緒に置いています。
Googleフォームから届いた名簿は、まず「どの予約の名簿か」を、ゲストが打った日付から探します。見つかったら、その予約の人数と比べて「3/5名」と数え、LINEに送ってきます。
「データベース」は、予約や名簿を入れておく大きな表のようなものです。
ワイも正直ようわかってへん。「予約と名簿を突き合わせて数えて」ってAIに頼んだら、こうなっとった。
突き合わせの手がかりが、ゲストの打った日付だけ。今回はそこが効いてきます。
予約の探し方は、2段構えでした。
- 到着日と出発日が、予約と完全に一致するものを探す
- なければ、到着日と出発日がどちらも前後3日以内の予約を探す
2つ目は、以前ゲストの日付の打ち間違いで、カレンダーにありもしない予約が生えたときに足した救済です。1日や2日のずれなら、これで拾えます。
そして、どちらでも見つからなければ「まだ知らない予約」として、新しく予約を登録する作りでした。
🔔 「全員そろった」の中身を見てみたら
LINEを見たわたしは、AI（うちでは「クロコ」と呼んでいます）に「全員そろったみたい。お礼とチェックインガイドの送付まで自動化できる？」と頼みました。
クロコは作り始める前に、データベースの中身を確かめました。返ってきた答えは、届いているのは5人中3人、です。
この5人組は、5人ともGoogleフォームのほうから出していました。原因は、1人目が手で打った出発日です。年を打ち間違えていて、チェックイン日より前の日付になっていたのです。書類の上では「到着する前に帰る人」です。そこから先、名簿が届くたびに仕組みがどう動いたかを並べるとこうなります。
| 順番 | 出発日 | 仕組みがやったこと |
|---|---|---|
| 1人目 | 年を打ち間違え（到着日より前） | ずれが大きく、前後3日の救済にも当たらない。どの予約にも合わないので、「新しい予約（1名）」を自分で作った |
| 2人目 | 1人目と同じ間違った日付 | さっき作った「1名の予約」に日付がぴったり一致。1名の予約に名簿が2人分＝「2/1名」で全員そろったと通知 |
| 3人目 | 正しい日付 | 本物の予約にきちんと入った |
LINEに届いたのは、2人目のときの「2/1名」。定員を超えて全員そろったという通知です。わたしが見て喜んだのは、偽物の予約のほうでした。
偽物の予約に「全員そろった」って言われて、ワイは喜んどったんか。
数字は合っていました。名簿が2人分、予約が1名です。
ちなみに、その後1時間ほどで残りの2人も名簿を出してくれて、結局5人全員がそろいました。クロコは記録を直している途中でそれに気づき、「3/5」と書きかけた報告を「5/5」に訂正しています。こちらも、数えている間に数字が変わりました。
🧩 出発日がおかしくても、正しい予約に紐付けるようにした
直したのは、予約の探し方です。2段構えに、2段を足しました。
| 順番 | 予約の探し方 | LINEへの知らせ |
|---|---|---|
| 1 | 到着日と出発日が、予約と完全に一致 | いつもどおり人数を通知 |
| 2 | 到着日と出発日が、どちらも前後3日以内 | いつもどおり人数を通知 |
| 3（新） | 到着日だけが前後3日以内（出発日は見ない） | 「日付が予約と違う。確認して」 |
| 4（新） | 名字が同じで、これからの予約 | 「名字で紐付けた。確認して」 |
3と4で見つかったときは、紐付けたうえで、LINEに確認の知らせを出します。間違えて別の予約に入れていないかは、最後に人が見る、という形にしました。
もうひとつ、名簿から勝手に生まれた予約には、ほかの名簿を寄せないようにしました。今回は2人目がそこに吸い込まれたせいで、通知が「全員そろった」まで行っています。
5人組の記録も、偽の予約に入っていた名簿を本物の予約にまとめ直しました。今は本物の予約に5人分そろっています。
そもそも、年を打ち間違えるほうが悪いんや。日付なんかカレンダーから選ばせたらええねん。
自作のフォームなら、予約を一覧から選ぶので日付は打ちませんよ。
ほら見てみい。
ただ、今回の5人組は古い入口のGoogleフォームのほうでした。あっちは日付を手で打ちます。
……その古い入口、まだ開いとるんか。
開いています。
閉めてへんの、ワイやな。
入口が1本にまとまっていれば、打ち間違いはかなり減らせます。ただ、手で打つ経路が残っている間は、受け取る側で拾うしかありません。今回の直しは、その拾う側の話です。
💌 全員そろったら、お礼とガイドの下書きが1通だけできる
ここからが、もともと頼みたかった本題です。
名簿が全員そろった瞬間に1回だけ、お礼とチェックインガイドのURLを書いた英語のメッセージが下書きされます。LINEには、3つのボタンが出ます。
- 送信する：数分以内にゲストに届く
- 全文を見る：英文と日本語訳を確かめる
- 送らない：下書きを捨てる
この承認の流れは、前回の記事に書いたゲスト返信をAIに下書きさせて、LINEのボタンで送る仕組みをそのまま使っています。
文面は定型文で、AIは使っていません。なので、1通あたりのAIの利用料は0円です。書いてあるのは、次の3つです。
- 全員分の名簿を受け取りました、というお礼
- チェックインガイドのURL（空港や駅からの行き方、Wi-Fi、ハウスルール、ゴミの出し方、近所のおすすめのお店）
- 暗証番号と最終の案内は、到着が近づいたら送ります、という一言
暗証番号は入れていません。数か月先の予約なので、番号は到着が近づいてから送ります。
宛名は、最初に名簿を出してくれた人の名前にしました。予約者の名前は、予約サイトの上で崩れて表示されることがあります。それをそのまま差し込むと、崩れた宛名のお礼が届いてしまいます。
全員そろったらお礼が出る。ワイはボタン押すだけ。完璧や。
前は1人出すたびに、AIがお礼を下書きしていましたよね。
せや。丁寧やろ。
5人組なら、LINEが5回鳴ります。
……鳴りすぎやな。
というわけで、1人ごとのAIのお礼はやめて、全員そろったときの1通だけにしました。
最初の1週間は、定型文でも必ずわたしがボタンを押して送ります。前回の記事と同じ方針です。
📮 送り先のメール探しで、もう一度つまずいた
うちの返信の仕組みは、「そのゲストから届いたAirbnbの通知メールに返信する」という形です。メールに返信すると、Airbnbのメッセージ画面にそのまま載ります。
ところが、今回の5人組とは、この仕組みを入れる前にしかやり取りをしていませんでした。返信先として使えるメールが、仕組みの側に登録されていなかったのです。
そこで、Gmailから同じ予約の通知メールを探す処理を足しました。Airbnbの通知メールの件名には宿泊日が入っているので、それを手がかりに探します。
ここでまた日付です。この組は途中で日程を変えていて、件名の日付が古いままでした。到着日が1日ずれていたのです。
なので、出発日が同じで、到着日が前後3日以内の件名も拾うようにしました。この日の作業は、だいたい日付のずれを拾う作業でした。
Booking.comの予約は、まだこの探し方が使えません。見つからないときは、LINEに「アプリから送ってください」と知らせが来るので、そのときは手で送ります。
Gmailを探す部分は、パスポート画像を自動で保存する仕組みと同じ、Googleの無料の自動化ツール（Apps Script）で動かしています。
🧪 本番に出す前に、同じ打ち間違いを手元で再現した
直した仕組みは、いきなり本番には出していません。
手元にテスト用のデータベースを用意して、今回と同じ打ち間違いの名簿を送ってみました。正しい予約に紐付くこと、全員分がそろったときに下書きが1通だけできることを確かめてから、本番に反映しています。
テストは何回で通ったんですか。
知らん。クロコが「通った」って言うとった。
今回の話、もう忘れてませんか。
中身見ます。見ますから。
📌 まとめ
- 名簿の出発日を年ごと打ち間違えた1件から偽の予約が生まれ、「全員そろった」と誤通知。実際に届いていたのは5人中3人だった
- 予約の探し方に「到着日だけ前後3日」「名字が同じ予約」を足し、どちらもLINEで確認を求めるようにした。名簿から生まれた予約には、ほかの名簿を寄せない
- 全員そろった瞬間に、お礼とガイドURLの定型文を1通だけ下書き。AIは使わず利用料0円。送るのは、わたしがボタンを押したとき
- 返信先のメールがない組は、Gmailから同じ予約の通知メールを探して返信する。Booking.comはまだ手で送る
通知の数字だけを見て喜んでいたのは、わたしです。打ち間違いのほうも、以前入れた「前後3日」の救済のすぐ外側から来ました。
名簿が全員そろったら、お礼とガイドの下書きが1通だけ届き、わたしはボタンを押すだけになりました。打ち間違いがあっても、確認の知らせ付きで正しい予約に入ります。
返信をLINEで承認する仕組みそのものは、ゲスト返信をAIに下書きさせて、LINEのボタンで送る仕組みの記事に、名簿のパスポートを自動で保存する話はパスポート画像を自動で保存する仕組みの記事に書いています。
次に名簿が届いたら、まず誰が出したか見るわ。
その5人組へのお礼は、もう送りました？
……ボタン、押したっけ。
